Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Как правильно классифицировать документы: основные принципы

В делопроизводстве существует множество принципов классификации документов: их можно классифицировать по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Тем не менее, наиболее востребованными в работе организаций являются два способа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разбиение документов на несколько подгрупп:

• организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
• распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
• учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
• информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
• нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и др.;
• коммерческие договоры или контракты.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, подразумевает разбиение документов на группы на основе их содержания. Иногда для понимания к какой группе относится тот или иной документ, его нужно сначала прочитать. Например, чтобы понять, что перед вами договор, а не его приложение, нужно изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может одновременно относиться и к одной, и к другой группе. Для сотрудников, ответственных за обработку документов, необходимо точно определить тип документа, перевести его в электронный формат и ввести в систему. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных что недопустимо для компаний, желающих занимать достойное место на рынке.

Кроме того, своевременное реагирование на запросы клиентов играет значительную роль для уровня доверия к компании. По данным консультанта по маркетингу Джея Бэра, более половины клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение выходных и ночного времени. Несвоевременные ответы могут привести к уменьшению уровня доверия к компании и ее потере клиентов. Но с помощью решений ABBYY процесс классификации документов может быть упрощен, а качество обработки документов повышено.

ABBYY предлагает решения для оптимизации основных бизнес-процессов в разных отраслях и подразделениях компаний. Эти решения идеально подходят для улучшения работы бухгалтеров, делопроизводителей, службы поддержки и работы с клиентами в банковской сфере, нефтегазовой отрасли и энергетике.

Одно из решений - технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR. Она точно конвертирует бумажные документы, сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno - уникальная технология анализа текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, он способен производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток и интеллектуальной обработки печатных документов.

ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. Оно может быть полезно для работы службы технической поддержки.

Использование интеллектуальных решений ABBYY позволяет избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации и повысить качество обслуживания клиентов.

Фото: freepik.com